17 mei 2023

Personeelshandboek: zo maak je een goed personeelshandboek!

Het personeelshandboek: iedere werkgever, groot of klein, is ongetwijfeld bekend met het belang van een goed en duidelijk handboek. Dit document vormt de leidraad voor alle medewerkers in de organisatie en dient als basis voor de werkcultuur en bedrijfsnormen binnen het bedrijf. Het handboek voor personeel is volgens ons een belangrijk onderdeel van de HR-strategie van iedere organisatie. In deze blog bespreken we onder andere de essentiële elementen van een goed personeelshandboek en geven we je handige tips voor het opstellen of optimaliseren van zo’n handboek.

Wat is een personeelshandboek?

Een personeelshandboek is een document waarin de belangrijkste beleidsregels, procedures en verwachtingen van een organisatie worden opgenomen. Het personeelsboek fungeert als een referentiegids voor zowel werkgevers als werknemers. Een goed samengesteld handboek voor personeel heeft meerdere doelen.

Duidelijkheid en consistentie bevorderen (verwachtingsmanagement en regels).

Rechten en belangen van werknemers beschermen.

Gedrag en professionele normen definiëren.

Communicatie en procedures stroomlijnen.

Een positieve werkcultuur en samenwerking bevorderen.

Het personeelshandboek vormt dus een belangrijk instrument om de werkcultuur te bevorderen en conflicten te voorkomen door uniformiteit en naleving van bedrijfsrichtlijnen te waarborgen.

De inhoud van een goed personeelshandboek

Een personeelshandboek bevat verschillende onderwerpen. Bij het opstellen van een handboek kun je denken aan de volgende onderwerpen om op te nemen:

Welkomstboodschap en introductie van het bedrijf

Missie, visie en kernwaarden van de organisatie

Organogram van de organisatie

Arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld een salarishuis, regels rondom hybride werken en vakantiedagen

Verzuimprotocol

Huisregels en gedragsregels op de werkvloer

Werkprestaties en beoordelingsprocessen

Persoonlijke en professionele ontwikkeling, training en opleidingsmogelijkheden

Manier van communiceren, zowel intern als extern

Bedrijfseigendommen en -middelen, zoals het gebruik van laptops en intellectueel eigendom

De specifieke inhoud van een handboek voor personeel varieert natuurlijk per organisatie, maar een goed handboek bevat over het algemeen in ieder geval de bovenstaande onderwerpen om medewerkers te informeren.

De voordelen van een handboek voor personeel

Een personeelshandboek zorgt ervoor dat je op een transparante manier communiceert over allerlei zaken binnen je organisatie. Een personeelshandboek kent verschillende voordelen. Zo zorgt een personeelshandboek voor duidelijkheid en begrip omdat je met een personeelshandboek communiceert over onder andere regels en verwachtingen. Daarnaast geldt een personeelshandboek voor de gehele organisatie. Dit zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier wordt behandeld. Ook hebben medewerkers met een personeelshandboek één duidelijk document met alle belangrijke informatie over het bedrijf. Medewerkers hebben dus altijd een plek om antwoorden op hun vragen te vinden. Ook zorgt een personeelshandboek voor een stukje gemak: verandert er iets in het bedrijfsbeleid? Dan kun je dit aanpassen in het personeelshandboek, het bijvoorbeeld klaarzetten om te lezen als taak in je HR portaal en zo hoef je niet met iedere medewerker afzonderlijk nieuwe processen, regels of arbeidsvoorwaarden te bespreken.

Personeelshandboek voorbeeld

Een personeelshandboek ziet er voor iedere organisatie anders uit. Daarom is het onmogelijk om één voorbeeld te geven van hoe zo’n handboek eruit zou moeten zien. Houd bij het maken van een personeelshandboek in ieder geval rekening met de normen, waarden en cultuur van jouw bedrijf. Neem daarnaast de zaken in het handboek op die we hierboven al beschreven hebben. Zijn er andere zaken, processen of afspraken die je op wil nemen in het personeelshandboek van je bedrijf? Uiteraard ben je zelf vrij om het personeelshandboek in te delen zoals je het zelf zou willen.

Wil je weten hoe Fhris een personeelshandboek onderdeel maakt van de HR strategie door middel van een goed werkend HR portaal?

Onze tips voor het maken van een personeelshandboek

Hoewel ieder personeelshandboek er anders uitziet, kunnen we natuurlijk wel tips geven waarmee jij jouw eigen handboek kunt opstellen of optimaliseren.

1. Wees duidelijk en zorg voor een goed overzicht

Een belangrijke tip bij het maken van een handboek voor personeel is om duidelijk en overzichtelijk te zijn. Zorg ervoor dat de inhoud gemakkelijk te begrijpen en snel te lezen is voor alle werknemers. Gebruik eenvoudige taal en vermijd vakjargon of leg ingewikkelde termen goed uit. Zeker voor nieuwe medewerkers is dit belangrijk. Organiseer de informatie in hoofdstukken, secties en subsecties, zodat werknemers snel kunnen navigeren en de benodigde informatie kunnen vinden. Maak gebruik van duidelijke koppen, opsommingstekens en eventueel visuele elementen zoals tabellen of infographics om de leesbaarheid te vergroten. Een goed overzicht en duidelijkheid in het handboek zorgen ervoor dat werknemers gemakkelijk de benodigde informatie kunnen vinden en begrijpen. En dat zorgt er dan weer voor dat een handboek voor personeel daadwerkelijk als een hulpstuk wordt gezien en niet als een last.

2. Sluit het aan bij de bedrijfscultuur

Bij het maken van een personeelshandboek is het essentieel om ervoor te zorgen dat het aansluit bij de bedrijfscultuur. Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke waarden, normen en werkomgeving, en het handboek moet deze weerspiegelen. Door het handboek af te stemmen op de bedrijfscultuur voelen werknemers zich meer verbonden met de organisatie en weten nieuwe medewerkers sneller hoe er gewoonlijk wordt gecommuniceerd binnen de organisatie.