15 februari 2023

Offboarding: net zo belangrijk als goede onboarding!

Offboarding is een onderwerp binnen het werkgeverschap dat vaak overgeslagen wordt, terwijl het eigenlijk niet zo belangrijk is als onboarding van personeel. Het proces van offboarding gaat verder dan het opstellen van een vertrekplan en het overdragen van taken en verantwoordelijkheden. In deze blog gaan we dieper in op de belangrijke aspecten van offboarding en geven we je een checklist om de offboarding van een medewerker vlekkeloos te laten verlopen.

Wat is offboarding?

Offboarding is het proces waarbij je als werkgever afscheid neemt van een werknemer, of het nu gaat om een ontslag, een pensioen of een andere vorm van vertrek. Het proces van offboarding omvat verschillende stappen zoals het opstellen van een vertrekplan, het overdragen van taken en verantwoordelijkheden, het beveiligen van belangrijke bedrijfsgegevens, een goed afscheid etc. Een goed georganiseerd offboardingproces versoepelt de transitie voor je bedrijf en voor de medewerker en het zorgt ervoor dat jouw bedrijf sneller klaar is om door te gaan zonder de betreffende werknemer.

Waarom is offboarding zo belangrijk?

Offboarding is zo belangrijk omdat een goed proces ervoor zorgt dat je een betere reputatie hebt als werkgever én het zorgt er daarnaast voor dat oud-medewerkers met een goed gevoel het bedrijf verlaten en als ambassadeurs kunnen optreden terwijl ze al uit dienst zijn. Daarnaast kan offboarding ook bijdragen aan het behouden van belangrijke kennis binnen het bedrijf en het voorkomen van verlies van waardevolle informatie. Ook is de periode van offboarding een goed moment om feedback te vragen aan de vertrekkende medewerker. Met deze feedback kun je verbeteringen aanbrengen binnen je organisatie. Tot slot is het gewoonweg belangrijk om een medewerker een mooi afscheid te geven en wil je goed uit elkaar gaan.

Checklist offboarding

Voor een goede offboarding van jouw vertrekkende medewerker, kun je volgens ons een vast stappenplan volgen zodat je niets vergeet. Door onderstaande checklist te volgen, sla je geen enkele stap over als het gaat om de offboarding.

Wanneer het duidelijk is geworden dat jouw medewerker het bedrijf gaat verlaten, zorg ervoor dat de rest van de organisatie ook op de hoogte is van het vertrek. Open communicatie over het vertrek is belangrijk zodat er geen onduidelijkheden en geruchten ontstaan rondom het vertrek.

Heb je al een opvolger voor de vertrekkende collega gevonden? Zorg ervoor dat er voldoende tijd is om de nieuwe collega kennis bij te brengen. Op deze manier neemt de vertrekkende collega niet al zijn of haar kennis mee maar blijft deze binnen het bedrijf.

Zorg dat alle bedrijfseigendommen worden ingeleverd. Is dit binnen jouw bedrijf goed geregistreerd? Wanneer je een goed HR-portaal hebt, kun je dit namelijk handig en snel registreren.

Heeft jouw medewerker toegang tot programma’s, portalen of andere online zaken? Zorg ervoor dat de toegang wordt ingetrokken. Wanneer je dit soort zaken hebt geborgd in de IT-processen of in jullie HR-portaal, kun je dit snel regelen.

Zorg ervoor dat jouw medewerker een juiste eindafrekening krijgt met het salaris waar hij of zij nog recht op heeft. Denk ook aan het vakantiegeld wat wellicht nog uitbetaald moet worden. Een portaal waarin je de salarisadministratie regelt, berekent dit automatisch en dat maakt het een stukje makkelijker.

Plan een exitgesprek met je vertrekkende medewerker. Door zo’n gesprek te voeren, kun je als werkgever namelijk nog veel leren over wat je beter zou kunnen doen. Je kunt hiermee het verloop onder medewerkers proberen te verlagen. Open communicatie is hierin wel key! Zorg er dus voor dat de medewerker zich comfortabel genoeg voelt om open en eerlijk te zijn richting jou als werkgever.

Heeft jouw vertrekkende collega referenties nodig en gaan jullie goed uit elkaar? Dan is het waardevol om deze referenties te verstrekken. Denk alvast na over wat je zou kunnen betekenen voor je medewerker.

Wanneer jullie goed uit elkaar gaan, vergeet dan niet om jouw medewerker te bedanken voor de tijd dat hij of zij voor je gewerkt heeft. Denk aan een afscheidscadeau voor je medewerker of een afscheidsspeech tijdens een speciaal voor hem of haar georganiseerde afscheidsborrel.

Houd ook na het dienstverband nog regelmatig contact met je ex-collega. Op deze manier creëer je ambassadeurs voor jouw bedrijf.

Wat hebben onboarding en offboarding met elkaar te maken?

Onboarding en offboarding zijn allebei heel erg belangrijk als het gaat om het werkgeverschap. Toch worden ze beide ook vaak vergeten. Beide processen zijn van groot belang voor het succes van het bedrijf en de tevredenheid van werknemers. Een goed vormgegeven onboardingproces helpt bij het verhogen van de productiviteit van medewerkers en het verlagen van het verloop onder medewerkers. Een goed georganiseerd offboardingproces verbetert de relatie met je werknemer en kan zorgen voor echte ambassadeurs buiten je bedrijf. Het belangrijkste is dat je zowel de onboarding als de offboarding goed voorbereidt en vastlegt, op deze manier zijn de processen geborgd en weten zowel jij als je medewerkers waar jullie aan toe zijn als het gaat om onboarding en offboarding.