Digitaal personeelsdossier
Papieren personeelsdossiers passen niet meer in moderne organisaties! Met de HR software van Fhris digitaliseer je personeelsdossiers op een structurele manier. Hierdoor hoef je nooit meer te zoeken naar dat ene document over die ene medewerker. Met een digitaal personeelsdossier vinden zowel werkgevers als werknemers binnen een mum van tijd alle informatie terug. Denk alleen al aan loonstroken, jaaropgaves, arbeidsovereenkomsten en correspondentie tussen jou en de medewerker. Ben jij klaar om de personeelsdossiers binnen je organisatie te digitaliseren?
Alles snel inzichtelijk in jouw digitale personeelsdossier
In het digitaal personeelsdossier binnen ons HR portaal heb je alle informatie over medewerkers snel inzichtelijk. Met één druk op de knop vind je de informatie die je zoekt. Denk alleen al aan…
- Loonstroken
- Arbeidsovereenkomsten
- Jaaropgaves
- Correspondentie tussen jou en de medewerker
- Bonussen toekennen
- Contracten verlengen
- Taken aanmaken
- Beoordelingsverslagen vastleggen
En zo nog veel meer. Alles waar je naar op zoek bent rondom je personeel, vind je in het personeelsdossier in ons HR portaal.
Medewerkers zelf aan de knoppen in hun dossier
Jouw medewerkers regelen HR-zaken zelf met onze app zodat jij hier niet meer bezig hoeft te zijn. Zij hebben inzicht in hun volledige personeelsdossier en passen hun gegevens handig aan in de app. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken:
- Inzicht in loonstroken
- Declaraties indienen met een foto
- Zelf het verlof registreren
- Ziek & beter melden
- Urenregistratie
- Gegevens wijzigen (denk aan een bankrekeningnummer)
- En nog veel meer!
Deze handige applicatie zit standaard bij onze software. Door je medewerkers aan de knoppen te laten zitten, bespaar je zelf meer tijd! Wil jij meer te weten komen over ons HR portaal?
Wat staat er in een personeelsdossier?
Een personeelsdossier is een verzameling van informatie die betrekking heeft op de loopbaan van een medewerker binnen je bedrijf. In een personeelsdossier neem je verschillende soorten informatie op, maar de volgende elementen komen eigenlijk altijd terug in een dergelijk dossier:
- Persoonlijke gegevens: zaken zoals de volledige naam, contactgegevens en het rekeningnummer van de medewerker.
- Arbeidscontract en wijzigingen: het arbeidscontract tussen jou en de medewerker voeg je toe aan het personeelsdossier. Ook voeg je later eventuele wijzigingen toe (zoals een wijziging in het salaris, een vaste aanstelling of een addendum).
- Functieomschrijving: in het personeelsdossier neem je ook op welke taken en verantwoordelijkheden jouw medewerker heeft.
- Promoties en disciplinaire maatregelen: heeft jouw medewerker stappen gemaakt binnen jouw bedrijf? Dan neem je dit op in het personeelsdossier. Heeft jou medewerker aan de andere kant bijvoorbeeld een officiële waarschuwing ontvangen? Ook dat neem je op in het personeelsdossier.
- Verzuiminformatie: informatie over het aantal dagen dat jouw medewerker ziek is geweest.
- Informatie over verlof: het aantal dagen verlof dat je medewerker heeft opgenomen en hoeveel verlofsaldo je medewerker nog tegoed heeft.
- Prestatiebeoordelingen en ontwikkelingsplannen: uitkomsten uit beoordelings- en functioneringsgesprekken neem je op inclusief de plannen die je samen met je medewerker hebt gemaakt voor zijn of haar professionele en persoonlijke ontwikkeling.
Een personeelsdossier is een belangrijk onderdeel van jouw HR-beleid. Met een up-to-date personeelsdossier weten jij en je medewerkers altijd de juiste informatie te vinden over het dienstverband van de medewerker.
Wat mag er niet in?
In een personeelsdossier mag alleen informatie staan die relevant is voor het dienstverband van jouw medewerker. Er zijn strenge regels over wat er wel en niet opgenomen mag worden in zo'n dossier. Gevoelige gegevens zoals godsdienst, levensovertuiging of ras, politieke gezindheid, gezondheid en geaardheid mag je bijvoorbeeld niet opnemen in het personeelsdossier. Daarnaast mag je ook geen persoonlijke notities, roddels of niet-geverifieerde informatie opnemen in het personeelsdossier. Het is van cruciaal belang om deze richtlijnen te volgen om de privacy van jouw medewerkers te respecteren en juridische problemen hieromtrent te voorkomen.
AVG regels personeelsdossier
De AVG heeft strikte regels als het gaat om de inhoud en het beheer van personeelsdossiers. De volgende principes zijn hierbij heel belangrijk:
- Noodzakelijkheid en relevantie: in het dossier mag je als werkgever alleen gegevens opnemen die noodzakelijk en relevant zijn voor de arbeidsrelatie.
- Transparantie: werknemers moeten weten welke gegevens van hen bewaard worden en moeten de mogelijkheid hebben om deze te checken en corrigeren.
- Bewaartermijn: gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk.
- Beveiliging: er moeten passende beveiligingsmaatregelen worden genomen om de gegevens te beschermen.
Als werkgever moet je deze regels naleven om de privacy van je medewerker te waarborgen en om boetes te voorkomen.
Personeelsdossier structureren
Het is belangrijk om structuur aan te brengen in de personeelsdossiers van jouw personeel. Met een overzichtelijk dossier vind je snel de gewenste informatie en op deze manier kan jouw HR-afdeling efficiënter zijn taken uitvoeren. In het HR portaal van Fhris hebben wij ervoor gezorgd dat personeelsdossiers standaard gestructureerd zijn. Door de vaste structuur is het voor zowel de HR-afdeling als voor de medewerker makkelijk om het personeelsdossier te beheren en in te zien. Op die manier breng je jouw personeelsdossiers naar een hoger niveau.
Benieuwd naar wat Fhris nog meer kan bieden voor jouw organisatie, zoals onze oplossingen voor verzuimregistratie in ons HR portaal?
