27 september 2022

Salarisadministratie, zelf doen of uitbesteden?

De salarisadministratie zelf doen of uitbesteden: omdat de salarisadministratie een super belangrijk proces is in je bedrijfsvoering, is het heel belangrijk om dit goed te regelen. Voor veel bedrijven is dit zeer complexe materie. De salarisadministratie moet gewoon goed geregeld zijn. Het is een echt hygiëneproduct. Sommige bedrijven kiezen ervoor om de salarisadministratie in huis te houden met één salarisadministrateur. Dit is een groot risico voor de continuïteit binnen je bedrijf omdat één sleutelfiguur verantwoordelijk is voor deze complexe materie. Tegelijkertijd weet de financieel eindverantwoordelijke slechts op hoofdlijnen wat er iedere maand gebeurt. Daarom kiezen steeds meer bedrijven voor salarisadministratie outsourcen met een compleet portaal in combinatie met eigen mensen.

Salarisadministratie outsourcen

Het bijhouden van de salarisadministratie is voor de HR-afdeling een maandelijks terugkerende taak die veel tijd en werk in beslag neemt. Tijd die deze afdeling vaak beter kan besteden aan andere zaken. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om de salarisadministratie uit te besteden, ook omdat er vakkennis voor vereist is. Jouw HR-afdeling moet de wet- en regelgeving rondom deze materie kennen én alle taken rondom de salarisadministratie begrijpen en uitvoeren.

Als je kiest voor het uitbesteden van de salarisadministratie binnen je bedrijf, zijn er verschillende manieren. Eén van de meest uitgebreide vormen is het outsourcen van je salarisadministratie middels een (HR- en) salarisadministratieportaal. Vaak verwerkt je HR-afdeling zelf mutaties, maar regelt de externe partij de salarisadministratie en zorgt voor loonstroken, journaalposten, SEPA-betaalbestanden en loonaangiftes. Wanneer je werkt met een partij voor de salarisadministratie betaal je vaak, bij Fhris in ieder geval, een vast bedrag per medewerker per maand voor het complete portaal inclusief salarisadministratie.

Voordelen salarisadministratie uitbesteden

Wanneer je het belangrijk vindt om de continuïteit te waarborgen binnen je organisatie, is het goed om te kiezen voor het uitbesteden van de salarisadministratie in plaats van het zelf te doen. De voordelen van het uitbesteden van je salarisadministratie zijn volgens ons:

Je hebt geen interne salarisadministrateur meer nodig binnen je bedrijf.

Doordat jouw salarisadministratie niet meer in handen ligt van één persoon, zorg je voor continuïteit op het gebied van deze administratie.

Jouw HR-afdeling heeft geen zorgen meer over de salarisadministratie.

Jouw HR-afdeling heeft tijd voor andere belangrijke HR-zaken. HR krijgt op die manier een adviserende en controlerende rol, in plaats van een administratieve rol.

De salarisadministratie is specialistenwerk en niet altijd weggelegd voor een HR-manager of HR-medewerker. Zij willen met andere belangrijke zaken bezig zijn. Door het outsourcen van je salarisadministratie krijgt jouw organisatie focus, controle en grip terug.

Nadelen salarisadministratie uitbesteden

Hoewel volgens ons het uitbesteden van de salarisadministratie de beste oplossing is voor HR-afdelingen, zijn er ook een klein aantal nadelen te noemen voor het uitbesteden van de salarisadministratie.

Je moet 100% vertrouwen hebben in het bedrijf waaraan je jouw salarisadministratie uitbesteedt, het is lastig om dit belangrijke onderdeel van je bedrijf los te laten.

Wanneer je de salarisadministratie uitbesteedt, ben je afhankelijk van de partij waar je mee samenwerkt. Voor je gevoel heb je daardoor minder controle. Hoewel dit gevoel te begrijpen is, is het niet nodig. Als je jouw salarisadministratie uitbesteedt middels een portaal met daarachter professionals, heb je nog steeds inzicht én werken specialisten aan jouw salarisadministratie.

Als je vragen hebt over de salarisadministratie moet je altijd schakelen met een externe partij.

Hoewel er nadelen zijn aan het uitbesteden van de salarisadministratie, wegen volgens ons de nadelen niet op tegen de voordelen. Jouw HR-afdeling is weer bezig met andere belangrijke zaken!

Voordelen salarisadministratie zelf doen

Sommige bedrijven kiezen ervoor om hun salarisadministratie zelf te doen. Het zelf doen van de salarisadministratie kent, net als het uitbesteden van je salarisadministratie, verschillende voordelen. De voordelen van het zelf doen van de salarisadministratie zijn de volgende:

Je hoeft nooit te schakelen met een externe partij want je hebt alles zelf in de hand. Als je echter werkt met een compleet portaal, besteed je ook een deel uit maar kun je in het portaal altijd nog zelf de touwtjes in handen nemen.

Jouw eigen mensen hebben alles zelf in de hand. Het vereist tegelijkertijd wel veel tijd en kennis van je HR-afdeling.

De controle ligt bij jouw HR-afdeling. Hij ligt echter niet bij de financieel eindverantwoordelijke. Hij of zij heeft door een eigen salarisadministratie mogelijk minder zicht op wat er gebeurt.

Nadelen salarisadministratie zelf doen

Nog steeds zijn er veel bedrijven die hun salarisadministratie zelf doen. Zij hebben zelf een salarisadministrateur in huis of één van de medewerkers van de HR-afdeling offert zijn of haar belangrijke tijd op om de salarisadministratie bij te houden. Volgens ons is het uitbesteden van je salarisadministratie middels een compleet portaal met daarachter diverse specialisten een betere keuze. De nadelen van de salarisadministratie zelf doen zijn:

Je hebt altijd één of meerdere personen nodig die de salarisadministratie moet oppakken binnen je bedrijf, hierdoor komt het risico bij die persoon te liggen.

Doordat de salarisadministratie bij een medewerker binnen je bedrijf ligt, heb je minder controle en is de continuïteit niet gewaarborgd.

Jouw HR-afdeling moet continu op de hoogte zijn van alle wet- en regelgeving (en wijzigingen) over de salarisadministratie. Als zij niet op de hoogte zijn, is dit een serieus risico binnen je bedrijf.

Jouw HR-afdeling mist tijd voor andere belangrijke zaken op HR-gebied.

Wat betaal je voor het uitbesteden van je salarisadministratie?

De kosten voor het uitbesteden van je salarisadministratie lopen erg uiteen. Als je verschillende partijen in overweging neemt, kun je natuurlijk bij iedere partij een kostenplaatje opvragen. Bij Fhris verkopen we een compleet HR- en salarisadministratieportaal waarin je echt alle HR-zaken kunt regelen. Van salarisadministratie tot verzuim en van verlof tot managementrapportages: in ons Fhris Portaal, gebouwd op de beste software van AFAS, hebben we alles meegenomen. Voor onze klanten realiseren we substantiële besparingen op de salaris- en HR-afdeling. Dit doen we door repeterende werkzaamheden weg te automatiseren. Ook zorgen we voor een professionaliseringsslag en minimaliseren we fouten. Win-win-win, dus. Bij Fhris betaal je één bedrag voor het complete portaal, inclusief een helpdesk van specialisten. De kosten voor Fhris hangen af van jouw situatie. Wil je alvast weten welke besparing we jou kunnen leveren? Check het met onze besparingscalculator!