20 september 2022

Wat is de wettelijke bewaartermijn van een personeelsdossier?

Vanaf het moment dat je iemand aanneemt tot het moment dat je afscheid neemt van een medewerker houd je een personeelsdossier bij. Aan zo’n personeelsdossier hangt een bewaartermijn. Voor een personeelsdossier geldt een bewaartermijn voor de periode dat je gegevens mag bewaren maar voor sommige gegevens is er een verplichte bewaartermijn. Er zijn dus ook gegevens die je móet bewaren van een medewerker. In deze blog lees je meer over de bewaartermijn van het personeelsdossier en geven we onder andere antwoord op de vraag: wat is de wettelijke bewaartermijn van een personeelsdossier?

Wat zijn de voorwaarden van een personeelsdossier volgens de AVG?

In de AVG, de Europese wetgeving rondom de verwerking van persoonsgegevens, zijn een aantal voorwaarden vastgelegd omtrent het personeelsdossier. Werkgevers hebben volgens de AVG een aantal verplichtingen waaraan zij moeten voldoen als het gaat om onder andere de bewaartermijn personeelsdossier. In deze wetgeving is vastgelegd dat werkgevers…

persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk mogen bewaren.

niet meer gegevens dan nodig mogen vastleggen in het personeelsdossier.

verantwoordelijk zijn voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens.

hun medewerkers moeten informeren over welke gegevens zij verzamelen en waarvoor.

de persoonsgegevens passend moeten beveiligen.

aan medewerkers de mogelijkheid moeten bieden om het personeelsdossier in te zien.

hun medewerkers moeten wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van de persoonsgegevens.

in sommige gevallen de mogelijkheid moeten bieden aan medewerkers om de gegevens aan hen over te dragen.

Bewaarplicht personeelsdossier

Je mag als werkgever de gegevens van je medewerker dus niet langer bewaren dan dat nodig is. Toch zijn er ook een aantal gegevens die je als werkgever verplicht moet bewaren. Zo is er een wettelijke bewaartermijn rondom het personeelsdossier dat bepaalt dat je als werkgever gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar moet bewaren nadat je medewerker uit dienst is gegaan. Daarnaast moet je loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van je medewerker 5 jaar bewaren nadat je medewerker uit dienst is gegaan. Zorg er dus voor dat je, als een medewerker uit dienst gaat, niet zomaar een volledig personeelsdossier vernietigt. Je kunt namelijk een boete krijgen als je je als werkgever niet houdt aan de bewaarplicht. Zorg er dus altijd voor dat de salarisadministratie binnen je bedrijf helemaal op orde is, ook voor medewerkers die al een tijdje uit dienst zijn.

Werknemer uit dienst: hoelang bewaar je het personeelsdossier?

Wanneer je medewerker uit dienst gaat zijn er heel veel gegevens die je nog maximaal 2 jaar mag bewaren. Dit is echter niet verplicht. Je kunt deze gegevens dus ook al eerder vernietigen. Wanneer iemand uit dienst gaat is de maximale bewaartermijn voor de volgende gegevens 2 jaar:

motivatiebrief

Opdrachten of assessments

Referenties

Correspondentie omtrent de sollicitatie

Getuigschriften

Verklaring omtrent gedrag

Arbeidsovereenkomst

Correspondentie over functioneren en de functie

Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken

Verslagen over probleemsituaties

Verslaglegging omtrent de Wet Verbetering Poortwachter

Hoewel je misschien zou denken dat je een (deel van) het personeelsdossier enkel bij het uit dienst gaan mag weggooien, is dit niet het geval. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld is verhuisd, kun je het oude adres meteen verwijderen uit het dossier. Op deze manier houd je het personeelsdossier overzichtelijk.

Wil je weten hoe wij omgaan met het personeelsdossier? En hoe je met Fhris een totaalpakket inclusief digitaal personeelsdossier kunt inrichten?